A. LAPORAN
1. Pengertian Laporan
Laporan merupakan suatu jenis dokumen yang sangat bervariasi bentuknya, dan sebab itu sukar diberi suatu batasan pengertian yang jelas. Variasinya mulai dari suatu bentuk laporan yang sederhana berbentuk angka-angka sebagai suatu gambaran mengenai perkembangan suatu persoalan, sampai kepada laporan yang terdiri dari beberapa jilid buku yang masing-masing terdiri dari ratusan halaman. Ada yang berbentuk isian formulir-formulir yang standar, ada yang berbentuk surat, ada pula yang berbentuk buku.
2. Dasar-dasar Laporan
Sebuah laporan bertolak dari beberapa dasar, yaitu : orang yang memberi laporan, pihak yang menerima laporan, dan sifat dan tujuan umum laporan.
a. Pemberi Laporan
Laporan melibatkan orang atau pihak yang memberi laporan. Pemberi laporan dapat berupa perseorangan, sebuah panitia yang ditugaskan untuk maksud tertentu. Atau laporan dapat pula dibuat oleh perorangan atau badan kepada seseorang atau instansi yang dianggap perlu mengetahuinya walaupun tidak diminta.
b. Penerima Laporan
Laporan bukan hanya dibuat oleh seorang atau suatu badan, tetapi laporan juga ditujukan atau akan disampaikan kepada seorang atau suatu badan. Yang menerima laporan itu adalah orang atau badan yang menugaskan, atau orang atau badan yang dianggap perlu mendapatkan laporan itu.
c. Tujuan Laporan
Tujuan sebuah laporan tergantung dari situasi yang ada antara pemberi laporan dan penerima laporan. Bila pemberi laporan adalah orang yang ditugaskan untuk meneliti masalah tersebut, maka tujuannya ditentukan oleh pemberi laporan.
3. Sifat Laporan
Sifat laporan tergantung dari keberhasilannya dalam memenuhi fungsinya yaitu mempengaruhi pembaca seperti yang diharapkan. Hasil yang diharapkan dapat berwujud perbaikan, perubahan, bantuan, perkembangan, penegasan sikap, pengambilan keputusan, sejalan dengan tujuan laporan itu.
4. Macam-macam Laporan
Laporan-laporan umum (untuk perusahaan dsb.) dapat dibagi-bagi lagi sesuai dengan bentuk dan maksudnya.
a. Laporan berbentuk Formulir Isian
Laporan ini berbentuk formulir isian yang telah disiapkan blangko daftar isian yang diarahkan kepada tujuan yang akan dicapai.
b. Laporan berbentuk Surat
Laporan yang mengambil bentuk ini tidak banyak berbeda dengan sebuah surat biasa, kecuali bahwa ada sesuatu subyek yang ingin disampaikan agar dapat diketahui oleh penerima laporan.
c. Laporan berbentuk Memorandum
Laporan berbentuk memorandum ini sering digunakan, biasanya dipergunakan untuk suatu laporan yang singkat dalam bagian-bagian suatu organisasi, atau antara atasan dan bawahan dalam suatu hubungan kerja.
d. Laporan Perkembangan dan Laporan Keadaan
Laporan perkembangan adalah suatu macam laporan yang bertujuan untuk menyampaikan perkembangan, perubahan, tahap mana yang sudah dicapai dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditentukan. Sebaliknya, laporan keadaan itu mengandung konotasi bahwa tujuan dari laporan itu adalah menggambarkan kondisi yang ada pada saat laporan itu dibuat.
e. Laporan Berkala
Laporan semacam ini selalu dibuat dalam jangka waktu tertentu. Laporan ini dapat dibuat dengan bentuk formulir isian, atau dalam bentuk memorandum.
f. Laporan Laboratoris
Laporan ini bertujuan untuk menyampaikan hasil dari percobaan atau kegiatan yang dilakukan dalam laboratorium. Unsur-unsur yang paling penting dari suatu kerangka laporan laboratoris :
(1) Halaman Judul
(2) Obyek, atau tujuan
(3) Teori : menyangkut teori mana yang diterapkan
(4) Metode : prosedur-prosedur yang ditempuh
(5) Hasil-hasil yang dicapai dalam percobaan ini dengan mempergunakan metode di atas
(6) Diskusi atas hasil yang telah dicapai dalam percobaan
(7) Kesimpulan
(8) Apendiks
(9) Data asli
g. Laporan Formal dan Semi-formal
Laporan formal adalah laporan yang memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu, sedangkan nadanya bersifat impersonal dan materinya disajikan dalam suatu pola struktur seperti yang terdapat dalam buku-buku. Istilah dari laporan ini yaitu : laporan formal, laporan semi-formal, laporan non-formal, laporan formil, dan laporan informil.
5. Struktur Laporan Formal
A
Halaman Judul : memuat pokok atau topik laporan
Surat Penyerahan : kata pengantar pada sebuah laporan atau buku
Daftar Isi : daftar isi laporan
Ikhtisar atau Abstrak : bagian uraian yang sangat singkat atau suatu bagian dari tulisan yang menyampaikan suatu informasi yang penting dari sebuah laporan dalam bentuk yang sangat singkat
Pendahuluan : tujuan mengapa laporan itu ditulis
Isi Laporan : inti persoalan dari persoalan tersebut
Kesimpulan dan Saran : hal yang penting dari laporan itu dirumuskan, dan memberi kesempatan untuk pembaca memberi tahu jika ada yang kurang dari laporan tersebut
Bagian Pelengkap : bagian tambahan untuk melengkapi laporan jika ada yang kurang
6. Bahasa Sebuah Laporan
Bahasa yang dipergunakan dalam sebuah laporan formal haruslah bahasa yang baik, jelas dan teratur. Selain itu juga menggunakan Bahasa Indonesia yang baku, bukan bahasa sastrawan.
7. Laporan Buku
Suatu macam laporan untuk kepentingan pendidikan atau perkuliahan di Perguruan Tinggi.
B. USUL
1. Pengertian Usul
Yang dimaksud dengan usul atau proposal adalah suatu saran atau permintaan kepada seseorang atau suatu badan untuk mengerjakan atau melakukan suatu pekerjaan.
2. Sifat dan Jenis Usul
Usul dibuat berdasarkan sesuatu yang belum ada, walaupun barang yang diusulkan itu belum ada, penulis usul harus merangkaikannya sedemikian rupa sehingga dapat meyakinkan penerima usul. Jenis-jenis usul yaitu usul formal, semi-formal dan non-formal.
3. Usul Non-Formal
Usul-usul yang bersifat non-formal bentuknya beraneka ragam, tergantung dari penulis, atau kesepakatan antara penulis dan penerima usul. Kadang-kadang usul non-formal berbentuk memorandum atau surat. Usul non-formal selalu harus mengandung hal-hal berikut :
a. Masalah : masalah yang disampaikan dalam sebuah usul
b. Saran Pemecahan : saran-saran yang disampaikan untuk memecahkan masalah yang dihadapi
c. Permohonan : penulis menyampaikan permohonan untuk melaksanakan pekerjaan yang khusus itu
4. Usul Formal
Usul yang memenuhi persyaratan bentuk tertentu. Tiga bagian utama usul formal yaitu :
(1) Bagian Pelengkap Pendahuluan : beberapa bagian yang mutlak perlu dimasukkan dalam bagian pelengkap pendahuluan ialah surat pengantar atau memorandum pengantar, halaman judul, ikhtisar atau abstrak, daftar isi, dan penegasan permintaan.
(2) Isi Usul : memuat uraian yang terperinci dari pekerjaan atau tugas yang akan dilakukan.
(3) Bagian Pelengkap Penutup : berisi bahan kepustakaan, lampiran-lampiran gambar, tabel, dan sebagainya yang dipergunakan dalam usul itu.
Komentar ini telah dihapus oleh pengarang.
BalasHapus